Veelgestelde vragen

Voor de zorg zijn er verschillende normen. Wij richten ons op de kwaliteitsnormen ISO 9001:2015 en de normen van de HKZ, zoals HKZ GGZ, HKZ Gehandicaptenzorg, HKZ Kraamzorg, HKZ VVT, HKZ Zorg en Welzijn en HKZ voor kleine organisaties.

Financiers, zoals gemeenten, zorgkantoren en zorgverzekeraars, stellen een kwaliteitskeurmerk steeds vaker verplicht. Toch geldt de verplichting niet in alle gevallen. Het is daarom altijd verstandig om de inkoopeisen die op jouw dienstverlening van toepassing zijn kritisch door te lezen. Soms voldoet het namelijk om een werkend kwaliteitssysteem te hebben. In dat geval is certificering niet altijd verplicht.

Iedereen kan certificaten en keurmerken afgeven. Maar er zijn ook certificerende instellingen (CI’s) die hierin gespecialiseerd zijn. Een CI kan zich laten accrediteren om bepaalde certificaten en keurmerken af te geven. Accreditatie is een garantie dat een product of dienst voldoet aan bepaalde eisen. Een CI is onafhankelijk en deskundig.

De Raad voor Accreditatie (RvA) beoordeelt of de CI voldoet aan speciaal daarvoor ontwikkelde internationale normen.

Op de website van de RvA staat een overzicht van geaccrediteerde instellingen. Ook staat hier een overzicht van de keurmerken die geaccrediteerde instellingen afgeven.

Een certificeringstraject bestaat uit een aantal fases: het beschrijven van de processen, de implementatie van de processen en de evaluatie van de processen. Deze fases doorlopen we tijdens een aantal sessies, waarbij we de volgende leidraad aanhouden:

• sessie 1: beschrijving strategie, omgeving, doelstellingen, stakeholders en risicoanalyse, inrichten kwaliteitshandboek
• sessie 2: beschrijving + implementatie primaire processen
• sessie 3: beschrijving + implementatie ondersteunende processen
• sessie 4: beschrijving + implementatie verbeterprocessen
• sessie 5: evaluatie processen, opstellen directiebeoordeling
• uitvoeren interne audit (dit is afhankelijk van de gekozen norm)

Hoe lang het certificeringstraject duurt is afhankelijk van factoren, zoals tijd en middelen.

Natuurlijk gaan wij vol energie aan de slag met het kwaliteitssysteem. Toch zijn wij, voor een goede implementatie, afhankelijk van jullie input. Vakinhoudelijk zijn jullie namelijk de expert. Wij zetten de lijnen uit, vertalen jullie werkwijze naar heldere documenten en zorgen dat jullie kwaliteitssysteem voldoet aan de wet- en regelgeving van de branche. 

‘Hoe zien wij dit nu eigenlijk?’ Onze ervaring leert dat onderlinge afstemming veel tijd in beslag neemt. Tijdens het traject vragen wij daarom om commitment, tijd en een flinke dosis enthousiasme.

We sommen het even voor je op. Buro KliX coördineert het certificeringstraject, bewaakt deadlines, werpt een kritische blik op jullie werkwijze, toetst deze aan de geldende norm en toetsingskaders. Indien gewenst helpen wij jullie bij de keuze voor een certificerende instelling.

Een kwaliteitssysteem omvat de gehele bedrijfsvoering van je organisatie. Het bestaat onder andere uit beleid, procedures, systemen, registraties, formulieren en de bijbehorende acties. Wij zien een kwaliteitssysteem als instrument om de kwaliteit van je bedrijfsvoering te waarborgen, monitoren en waar nodig te verbeteren.

In het kwaliteitshandboek beschrijf je hoe de organisatie werkt; het is een naslagwerk voor de medewerkers van de organisatie. Beleidsdocumenten, procesbeschrijvingen, procedures en formulieren zijn daardoor altijd binnen handbereik.

Met een goed geïmplementeerd en geborgd kwaliteitssysteem breng je risico’s in kaart, blijf je continu monitoren en voer je waar nodig verbeteringen door. Daardoor houd je grip op je processen, werk je efficiënter én anticipeer je sneller op kansen en bedreigingen. Dit leidt uiteindelijk tot een hogere tevredenheid onder cliënten en medewerkers.

Afhankelijk van jullie vraag en de gewenste kwaliteitsnorm berekenen wij de benodigde inzet en kosten. Benieuwd hoe dit er voor jullie uitziet? Neem gerust contact met ons op.

Dit is afhankelijk van de gestelde eisen. Financiers hanteren daarbij hun eigen planning. Zo hebben zorgkantoren en zorgverzekeraars meestal vastgestelde momenten per jaar. Dit geldt in principe ook voor gemeenten, hoewel er soms een heel jaar niet aanbesteed wordt. In zo’n geval moet je een jaar wachten… Natuurlijk wil je dit voorkomen. Wij raden dan ook aan om op tijd te beginnen.

Je kunt bij verschillende partijen een contract aangaan. Denk bijvoorbeeld aan een contract met het zorgkantoor of met een zorgverzekeraar. Dit is geheel afhankelijk van de zorg die je levert. Daarnaast kun je gegund worden door de gemeente voor de zorg die je levert.

Je bent niet verplicht om gecontracteerde zorg te bieden, maar het levert je wel verschillende voordelen op. Wanneer je gecontracteerd bent, ben je namelijk direct zichtbaar in de regio en bij de financier van de zorg. Ook scheelt het enorm veel administratieve rompslomp.

Een aanbesteding loopt over het algemeen via de gemeente. Jeugdzorg en Wmo worden vaak aanbesteed door de gemeente. Als je voldoet aan alle eisen kan je worden gegund. Hiermee mag je uiteindelijk zorg leveren die onder de gemeente valt.

Zorgcontractering is meestal gericht op het contracteren van zorg bij het zorgkantoor (in geval van Wlz) en bij zorgverzekeraars (in geval van Zvw). Voldoe je aan alle eisen en heb je de bijbehorende documenten ingediend? Grote kans dat je gecontracteerd wordt voor het leveren van de zorg.

Je moet als zorgaanbieder voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast stelt het zorgkantoor, de zorgverzekeraar of de gemeente aanvullende eisen. Op basis van deze set aan documentatie beoordelen zij de ingediende documenten van jouw organisatie.

Heeft de financier voldoende vertrouwen en voldoe je als zorgaanbieder aan de eisen? Dan vindt een aanvullend gesprek plaats. 


Dit hangt af van de snelheid waarmee je de benodigde informatie aanlevert bij het zorgkantoor, de zorgverzekeraar of de gemeente. Samen met jou stellen we een planning op, zodat we alles op tijd indienen.

Om de kans op succes te vergroten, is jullie input belangrijk. Wij zetten de lijnen uit, vertalen jullie werkwijze naar heldere documenten en zorgen dat jullie documenten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Ook houden wij rekening met de eisen vanuit de financier.

Wil jij dat zorgcontract binnenslepen? Met een flinke dosis commitment, tijd en enthousiasme voldoe jij straks aan alle eisen.

Wij coördineren het traject, bewaken de deadlines, werpen een kritische blik op jullie werkwijze en toetsen deze aan de geldende inkoopeisen.

Afhankelijk van jullie vraag en de eisen van de financierder (zorgkantoor, zorgverzekeraar of gemeente) berekenen wij de benodigde inzet en kosten. Benieuwd hoe dit er voor jullie uitziet? Neem gerust contact met ons op.

Ga je binnenkort starten in de zorg? Download dan onze checklist. Om te beginnen heb je een KvK-registratie en passende verzekeringen nodig. In bepaalde gevallen moet je een AGB-code aanvragen en voldoen aan beroepsregistratie-eisen. Dit is afhankelijk van je dienstverlening. Val je onder de Wkkgz? Dan moet je je aansluiten bij een klachtencommissie.

Kun je gebruikmaken van het digitale cliëntendossier van je opdrachtgever? Zo niet, dan moet je ook hier een voorziening voor treffen. Tot slot werk je met bijzondere persoonsgegevens. Daardoor is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op jou van toepassing.

Het zorgkantoor, de zorgverzekeraar, de gemeente en andere opdrachtgevers stellen steeds strengere eisen aan zzp’ers. In de afgelopen maanden zagen wij zelfs een trend ontstaan: het HKZ-keurmerk is steeds vaker een eis vanuit de opdrachtgever. Wil jij daarom ook het HKZ-certificaat behalen? Wij ondersteunen en begeleiden je, zodat jij voldoet aan de norm.

Een zzp’er is een zelfstandige ondernemer die geen personeel in dienst heeft. Een zelfstandig ondernemer voert op basis van een overeenkomst werkzaamheden uit voor meerdere opdrachtgevers.

Werken als zzp’er in de zorg biedt vele voordelen voor jou en de zorginstelling. Zo ben je eigen baas, doe je veel kennis en ervaring op bij verschillende organisaties, heb je een goed salaris en bepaal je zelf welke klussen je wel of niet aanneemt. Anderzijds wordt er ook van jou verwacht dat je je profileert als zzp’er. Dat betekent dat je je in ieder geval inschrijft in het handelsregister van de KvK, dat je meerdere opdrachtgevers zoekt, passende verzekeringen afsluit en een gedegen bedrijfsadministratie regelt.

Wij ondersteunen je niet alleen bij het behalen van het HKZ-keurmerk, maar zorgen ook dat jij voldoet aan de eisen van de financier (gemeente, zorgkantoor of zorgverzekeraar) of de toezichthouder (IGJ of GGD). Hulp nodig bij het indienen van een aanbesteding bij gemeenten? Of loop je vast met de aanvraag voor zorginkoop? Wij scheppen orde in de chaos. Ook als je een kritische blik op jouw eigen dienstverlening nodig hebt, ben je bij ons aan het juiste adres!

Elk vraagstuk is anders. Daarom gaan we graag met je in gesprek. Op basis daarvan stellen we vrijblijvend een offerte op.